Как правильно хранить документы
Различные организации и частные предприниматели нередко прибегают к услугам хранения документов даже после закрытия своего дела.
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов и ценных бумаг.
Текущие документы – это те, по которым делопроизводство еще идет и срок их хранения составляет не менее 10 лет. К примеру, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения истек. Подобные документы нередко хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах и особых требований к ним нет. Главное – обеспечить конфиденциальность и сохранность бумаг.
По истечении 10 лет документы, по которым истек срок хранения, передаются на архивное хранение. К ним есть определенные требования. Рассмотрим их.
- Подготовка к хранению документов. Перед сдачей бумаг в архив, их нужно систематизировать: расположить в хронологической последовательности, проставить нумерацию страниц и прошить.
- Требования к архиву. В нем нужно создавать условия для сохранности бумаг.
Затем оставить опись – список документов с порядковыми номерами, названием и количеством страниц.
Когда все было готово, необходимо заполнить лист-заверитель, в котором указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние. К примеру, на листе 5 страница залита кофе.
Далее документы можно передавать на архивное хранение.
Архив нельзя размещать в кладовке или сарае. Это должно быть специальное помещение, оборудованное сигнализацией и пожаротушением.
Также в хранилище необходимо поддерживать оптимальный температурный (17-19 °С) и влажностный режим (50-55%). Для защиты документов и ценных бумаг от яркого света, лучше хранить их в закрытых стойках.
Придерживаться всех требований небольшой организации может быть сложно. По этой причине необязательно организовывать архивное хранение самостоятельно. «Складное место» предлагает доступное решение по управлению бумажными материалами любого предприятия независимо от ее сферы деятельности и формы собственности. Мы обеспечиваем сохранность документов без риска потери и порчи.
Какие архивные документы можно передать на хранение?
«Складное место» принимает любые документы на хранение, в том числе по кадровому и бухгалтерскому учету, деловые и служебные переписки, договоры, контракты и так далее. Хранение документов в архиве организовано так, что к каждому из них можно быстро получить доступ.
Этапы работ по приему документов на хранение
Передача документации на специализированный склад компании «Складное место» состоит из нескольких этапов. Сотрудничество оформляется в соответствии с законодательством.
Работа специалистов проходит по следующему алгоритму:
- Доставка архивных коробок и других расходных материалов для упаковки документов к Вам в офис.
- Упаковка, составление описи и систематизация документов в коробки.
- Погрузка и перевозка бумаг на внеофисное хранение.
- Организация хранения документов: прием, регистрация, маркировка и расстановка на полках хранилища.
-
Хранение архива документов на протяжении срока действия договора.
Преимущества внеофисного хранения
«Складное место» принимает на хранение вне офиса различные документы на цифровых и бумажных носителях и гарантирует полную конфиденциальность и сохранность содержащихся в них данных.
Данная услуга имеет множество преимуществ:
- Освобождение пространства в офисе.
- Снижение рисков, связанных с потерей документов и раскрытием секретной информации.
- Сокращение расходов на обслуживание архива.
- Сортировка бумажных и цифровых документов по срокам хранения.
- Повышение эффективности работы сотрудников Вашей организации за счет отсутствия непрофильной нагрузки.
- Оптимизация пространства офиса.
- Сокращение времени на поиск информации.
Внеофисное хранение документов в Москве осуществляется в коробках и специальных системах. Каждое помещение оборудовано стеллажами, полками для хранения, видеонаблюдением, сигнализацией и системой пожаротушения. Вы оплачиваете только количество хранящихся коробов и не платите за аренду неиспользуемых метров.
Почему выбирают нас?
- Складские помещения являются собственностью компании, поэтому заявленные условия размещения документации гарантированы.
- Четкий принцип расчета стоимости хранения.
- Складской комплекс оснащен всем необходимым оборудованием для погрузки, разгрузки и маркировки партий грузов.
- Компактное размещение позволяет клиентам компании сократить логистический бюджет.
- Четкий регламент действий персонала позволяет проводить операции за короткие сроки.
- Прозрачность расчета затрат на хранение всей документации.
- Соблюдение температурного и влажностного режима.
- Оснащённость помещения системой видеонаблюдения, сигнализацией и пожаротушением.
Компания «Складное место» обеспечит оптимальные условия для хранения документов и ценных бумаг. Наши цены являются конкурентоспособными, а обустройство складов обеспечивает эффективную работу вашей организации.